Cette tendance, appelée « dématérialisation de la phase achat« , est en train de modifier le paysage du commerce de détail tel que nous le connaissons. La dématérialisation de la phase d’achat est un changement majeur dans le comportement des consommateurs et entreprises.
Pour les entreprises qui cherchent à rationaliser leur processus d’achat, la dématérialisation de la phase achat peut être une excellente solution. La dématérialisation consiste à remplacer les documents et processus physiques par des versions numériques, ce qui rend le système plus facile et plus efficace. Cela permet aux entreprises de réduire les coûts liés à l’impression et au stockage du papier, ainsi que d’améliorer la sécurité des données en éliminant les erreurs de saisie manuelle. En outre, cela réduit également le temps consacré au traitement des commandes et à la gestion de la paperasse. En adoptant cette technologie dans leurs opérations, les entreprises bénéficieront d’une efficacité accrue dans leur processus d’achat tout en économisant des ressources en termes de temps et d’argent.
Ces dernières années, la façon dont les consommateurs achètent des biens et des services a changé. Avec l’essor de l’internet et des appareils mobiles, les gens font de plus en plus leurs recherches et leurs achats en ligne avant même de mettre les pieds dans un magasin.
La phase d’achat est de plus en plus numérisée
Avec les progrès de la technologie, la phase d’achat est de plus en plus numérisée et de nombreuses entreprises en profitent pour rationaliser leurs processus commerciaux. Grâce aux outils d’achat numériques, les entreprises peuvent saisir efficacement les commandes et suivre facilement les dépenses. En donnant aux individus des droits d’achat spécifiques, les entreprises peuvent réduire considérablement les dépenses excessives tout en permettant aux employés d’acheter tous les biens dont ils ont besoin pour accomplir leurs tâches.
Tout comme les clients se tournent vers les solutions de commerce électronique pour leurs besoins en biens et services, les entreprises adoptent également des solutions numériques pour gérer les achats. En autorisant des analyses fiables à partir des plates-formes de commerce électronique, les organisations peuvent mesurer leurs dépenses avec plus de précision, avec une meilleure visibilité de la destination de l’argent. En fin de compte, cela permet aux entreprises de prendre des décisions stratégiques plus intelligentes sur la meilleure façon d’allouer les ressources pour une valeur et un bénéfice maximum.
Les entreprises passent à la dématérialisation de la phase d’achat
Les entreprises s’orientent de plus en plus vers la dématérialisation de la phase d’achat afin de créer un moyen sûr, efficace et rentable d’acheter des biens. Ce processus consiste à réduire la paperasserie associée aux documents physiques traditionnels en capturant les informations par voie électronique, sans numérisation manuelle. Parmi les avantages de la dématérialisation, citons l’amélioration de la convivialité, la réduction des délais et la diminution de l’utilisation du papier, ce qui aide les entreprises à atteindre leurs objectifs de durabilité.
En outre, la dématérialisation permet aux entreprises d’intégrer plus rapidement les nouveaux employés, de stocker les documents essentiels en toute sécurité dans le cloud et de mieux contrôler les normes de conformité. En adoptant cette technologie, les entreprises peuvent non seulement améliorer leurs systèmes de gestion des documents, mais aussi réduire l’impact environnemental associé aux documents physiques.
De l’achat au paiement : la numérisation accélère le processus
Le processus d’approvisionnement et de paiement a été considérablement accéléré par la numérisation. Les entreprises ont désormais la possibilité d’accéder à des biens ou services, de les acheter et de les payer rapidement et avec précision. L’automatisation de ce processus d’achat, aussi appelé procure to pay ou P2P élimine la nécessité d’une saisie manuelle des données, ce qui simplifie chaque étape, de l’obtention de l’autorisation à la création des factures. Non seulement cela réduit le temps nécessaire à l’approvisionnement et au paiement, mais cela permet également de suivre les transactions commerciales plus facilement que jamais. La numérisation aide les entreprises à simplifier les procédures et à devenir plus efficaces dans leur cycle d’approvisionnement et de paiement, ce qui leur permet de réaliser des économies.
La tendance du procure-to-pay en entreprise
Les entreprises ont aujourd’hui tendance à adopter des processus d’achat et de paiement plus efficaces dans le cadre d’une stratégie intégrée de gestion numérique. En s’appuyant sur la technologie, les entreprises peuvent désormais rationaliser l’ensemble du processus, de l’achat au paiement, pour une expérience plus transparente. En outre, les outils d’approvisionnement automatisés peuvent offrir une visibilité et un contrôle sur les schémas de dépenses, permettant aux entreprises de mieux optimiser leurs ressources. En fin de compte, les technologies de l’approvisionnement au paiement promettent une amélioration de l’efficacité, de la transparence, de la collaboration et des économies de coûts pour toutes les entreprises – le tout en un seul paquet.
Les étapes clés du procure to pay en entreprise
Dans les entreprises, le processus d’approvisionnement et de paiement (procure-to-pay) est essentiel pour une gestion financière efficace. Il implique en grande partie la gestion des biens et services achetés par une entreprise, et peut être décomposé en quatre étapes clés :
- la demande et la commande,
- le traitement des commandes,
- le traitement des factures des fournisseurs,
- le paiement
- le rapprochement.
Les demandes d’achat et les commandes consistent à identifier les biens ou les services dont l’entreprise a besoin, tandis que le traitement des commandes est responsable du suivi de tous les achats effectués conformément aux politiques de l’entreprise. D’autre part, le traitement des factures des fournisseurs vérifie que les biens ou les services sont reçus conformément aux obligations contractuelles avant que le paiement ne soit approuvé. Enfin, le paiement et le rapprochement permettent de s’assurer que les paiements sont effectués à temps, conformément aux conditions convenues, et de résoudre rapidement toute divergence. Le processus d’approvisionnement et de paiement joue un rôle essentiel dans la rationalisation des opérations des entreprises grâce à sa capacité à assurer une gestion financière appropriée.
En conclusion, la numérisation a révolutionné la façon dont les entreprises gèrent leurs processus d’approvisionnement et de paiement. En tirant parti de la technologie pour rationaliser ce processus, de la demande d’achat au rapprochement, les entreprises peuvent désormais bénéficier d’une efficacité, d’une transparence, d’une collaboration et d’une réduction des coûts accrues. La numérisation des processus d’approvisionnement et de paiement contribue non seulement à améliorer la gestion financière, mais permet également un suivi plus précis des transactions commerciales. Cela signifie que les entreprises n’ont plus à s’appuyer sur la saisie manuelle des données ou à s’inquiéter des retards de paiement dus à des divergences, ce qui se traduit par une opération globale plus fluide avec moins de perte de temps. Avec tous ces avantages combinés, il est facile de comprendre pourquoi l’approvisionnement et le paiement numériques deviennent de plus en plus populaires parmi les entreprises d’aujourd’hui.