Le process Procure-to-Pay

Pour optimiser les relations entre les entreprises et les fournisseurs, de nouvelles méthodologies englobant la demande, l’approvisionnement et le paiement font leur apparition. Le P2P (aussi appelé purchase-to-pay) apporte ainsi une réponse concrète aux principaux processus majeurs du cycle de vie des achats. Explications.

Quelles sont les trois grandes étapes du Procure-to-Pay ?

Le Procure-to-Pay identifie régulièrement trois grandes étapes essentielles au cycle d’achat : la demande, l’approvisionnement et le paiement :

1. La demande d'achat

Cette réflexion initiale conduite par les services d’achats doit permettre d’élaborer une planification des biens et services requis. A chaque instant, il s’agit de tenir compte du budget de l’entreprise.

Lorsque le besoin est identifié et que l’achat des biens ou des services est finalisée, l’entreprise choisit un fournisseur (une phase de négociation préalable est généralement enclenchée).

2. L'approvisionnement

Cette phase de la relation client/fournisseur nécessite la création d’un document commercial de type bon de commande ou d’achat, transmis au fournisseur externe à l’entreprise. Une période de suivi et de réception des marchandises intervient par la suite, puis une évaluation de la conformité à la commande.

L’intérêt d’une gestion P2P pour l’entreprise est de pouvoir disposer d’une interface de gestion personnalisées, avec la possibilité d’accéder à un compte pour chaque fournisseur. Ce qui simplifie grandement les échanges, ainsi que la gestion des commandes.

3. Le paiement

Cette étape doit également permettre de mettre à jour le compte fournisseur. Le règlement se fait par le biais d’une facture envoyée au fournisseur dans les délais, et contenant un certain nombre de mentions obligatoires. Le document doit être conforme à la commande.

Une fois le règlement effectué, c’est surtout la mise à jour du compte fournisseur qui marque ici la principale évolution du process dans sa version dématérialisée.

Le procure to pay (P2P) : une nouvelle manière d’optimiser les processus d’achats

Le procure to pay est un processus d’achat qui s’étend généralement de la recherche de produits et jusqu’à l’écriture comptable ou la mise à jour du compte fournisseur. Entre ces deux étapes, plusieurs échelons indispensables notamment la demande d’achat, l’envoi de la commande, la réception de la marchandise, la gestion des litiges ou encore le paiement. Mais ce processus n’est pas figé, et est susceptible d’évoluer selon les entreprises. L’intérêt du P2P est d’offrir à ces structures un process entièrement dématérialisé (et donc simplifié), avec pour objectif d’amplifier la croissance et la compétitivité.

Quel est l’avantage de la mise en place d’un processus P2P ?

Pour les entreprises, l’intégration d’une solution Procure-to-Pay dans les process permet d’obtenir une meilleure visibilité ainsi qu’une meilleure transparence sur les dépenses réalisées.  En d’autres termes, cet outil veille à ce que toutes les données soient transmises au bon moment aux personnes concernées. Grâce à la dématérialisation, il est également possible de libérer des ressources généralement allouées à des tâches à faible valeur ajoutée et chronophages.

Par ce geste en direction des nouvelles technologies et de la transformation numérique, l’entreprise repense sa productivité et la repositionne au cœur de son fonctionnement. 

Optimisation

Vous optimisez vos processus d’achats, en réduisant considérablement les coûts de main d’œuvre, les délais de traitement, ainsi que les risques et erreurs éventuelles.

Suivi

Vous améliorez le suivi et la maîtrise de vos dépenses : grâce à la consolidation des données de l’entreprise, vous obtenez une meilleure visibilité de votre activité, ainsi qu’un meilleure contrôle de vos dépenses.

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Concentration

Vos équipes achats et fournisseurs obtiennent de nouvelles compétences, et se concentrent sur des missions à plus forte valeur ajoutée.

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