Le paiement en P2P
Qu’est-ce que le
Procure to pay ?
Le procure to pay ou Purchase-to-Pay est une méthode de gestion propre au monde de l’entreprise, qui regroupe un ensemble de processus destinés à couvrir l’ensemble du cycle d’achat. Cela va généralement de la demande initiale d’achat (ou procurement) jusqu’à la facturation avec le paiement au prestataire des biens et services reçus. Ce processus fait actuellement l’objet d’une réflexion poussée de la part des entreprises qui cherchent à simplifier, automatiser, intégrer et accélérer les processus liés à la gestion des Achats.
En effet, beaucoup de structures professionnelles ont encore recours aujourd’hui à des méthodes décentralisées (courriels, multiplication des feuilles de calcul et croisement des fichiers, appels téléphoniques, etc..), dont les résultats hébergés sur divers serveurs s’avèrent la plupart du temps moins efficaces. D’où l’intérêt d’opter pour une solution d’automatisation, notamment pour tout ce qui relève des factures entrantes. De cette façon, les entreprises ont la possibilité d’optimiser leurs échanges commerciaux avec leurs fournisseurs (dont l’étape du paiement !).
Pourquoi la centralisation des paiements est-elle importante ?
L’étape du paiement du fournisseur ne peut se faire dans de bonnes conditions que si les étapes préalables (demande d’achat, approvisionnement et facturation) sont en ordre.
Etant donné que chacune de ces étapes suppose la mise en œuvre d’un certain nombre de modes opératoires parfois complexes, il est important de pouvoir compter sur une solution digitale. Cette nouvelle manière d’appréhender le processus Achats permet ainsi de centraliser toutes vos informations au sein d’un seul et même outil, pour une prise de décision simplifiée.
Les avantages d’une solution P2P centralisée pour le process paiement
Le paiement de la facture, nous l’avons vu, représente le règlement du fournisseur ou « Pay » : elle ne peut se faire qu’une fois toutes les vérifications d’usage effectuées sur les étapes précédentes, et si le rapprochement entre le bon de commande et la facture est valide. Toutefois, la bonne marche de ce processus peut être entamé par des dégradations diverses entre l’entreprise et le fournisseur, d’où l’importance d’anticiper une éventuelle « gestion des risques ». En ce qui concerne plus particulièrement le paiement, le respect des délais est de 30 jours mais peut être porté à 45 jours après accord. Dans tous les cas, il ne peut dépasser 60 jours.
Le Procure-to-pay : lié à vos logiciels professionnels
En réduisant le recours au papier, le P2P et la digitalisation des process d’achats permet d’éliminer durablement certaines tentatives de fraudes et de limiter considérablement les erreurs de saisie qui pouvaient survenir avec les méthodes de paiement « classiques ». Néanmoins, cette méthode peut se révéler insuffisante, notamment pour garantir la sécurité de la chaîne de paiement : on aura donc tendance à recommander d’associer une solution digitale P2P avec des outils spécifiquement destinés au contrôle des RIB. Cette initiative de votre part peut faire la différence, même si votre situation ne présente actuellement aucun risque particulier.
