Processus d’achat
Dans le domaine de la dématérialisation des processus en entreprise, la solution Procure-to-Pay (P2P) est particulièrement performante. Elle intègre notamment une dimension « achat » qui pourra grandement intéresser le service concerné dans l’établissement de ses relations clients/fournisseurs. Retour sur les principales fonctions du Procure-to-Pay
Qu’est-ce que la demande d’achat en P2P ?
Le Procure-to-Pay est une solution d’entreprise globale, permettant d’agir concrètement sur le processus « achats » d’une entreprise.
Processus qui regroupe de nombreuses étapes successives et incontournables, de la demande en passant par l’approvisionnement jusqu’au règlement (qui comprend également la mise à jour de la comptabilité).
Dans cette publication, nous nous intéressons plus particulièrement à la partie « achats et services », couverte par la solution P2P.
La demande d’achat est l’une des composantes du processus d’achats et services dans l’entreprise. Elle consiste à émettre un besoin qui déclenche ensuite une procédure de validation, jusqu’à la sélection d’un fournisseur en particulier. La demande d’achat, c’est : la recherche de produits, la création d’un panier puis la création d’une demande d’achat, pour finir par le traitement et l’autorisation de la demande. On comprend mieux pourquoi l’automatisation, par l’entreprise d’une solution P2P, devient nécessaire dans ce cas de figure.
Avec le Procure-To-Pay
Les avantages de la digitalisation pour le processus achat
L’automatisation de la demande d’achat en entreprise a plusieurs avantages, que nous vous proposons de découvrir ci-dessous :
Sans le Procure-To-Pay
Les inconvénients d’une gestion manuelle de la demande d’achat
Voyons quels sont les risques à connaître pour les collaborateurs d’une entreprises :
Réduction des coûts de traitement
La digitalisation permet la réduction des coûts de traitement : il est par exemple possible de faire passer une demande d’achat de 95 euros à moins de 20 euros.
Gestion des seuils de validation
La digitalisation supprime les achats sauvages, et permet de protéger durablement le processus, tout en favorisant la gestion des seuils de validation.
Automatisation de la facturation
Il devient possible de réaliser un rapprochement optimal entre le bon de commande et la facture, et le processus de bon à payer.
Augmentation de la productivité
La digitalisation permet de conduire le processus P2P jusqu’à son terme dans les meilleures conditions possibles : les principaux acteurs (managers, comptables) ont la possibilité de suivre l’ensemble des engagements en 1 clic.
Le processus d’achat en Procure-to-Pay est particulièrement simple à mettre en œuvre au sein de l’entreprise, et permet aux Directions des achats de se focaliser sur des tâches réellement importantes et à forte valeur ajoutée, comme par exemple le sourcing ou la réduction des coûts et dépenses.
Lorsque les processus transactionnels font l’objet d’une transformation digitale au sein de l’entreprise, cela représente un véritable levier de performance et contribue à asseoir la compétitivité de l’entreprise.
Peu de contrôle
Le traitement manuel ne permet pas un contrôle efficace sur les données.
Un suivi difficile
Les circuits de validation ne sont pas toujours respectés. Le suivi devient dès lors très difficile, et la traçabilité des actions devient la principale difficulté du contrôle de gestion.
Une organisation moindre
L’absence d’un référentiel fournisseur / achat en gestion manuelle conduit à une perte de temps et d’efficacité.
Un rapprochement plus complexe
Le rapprochement entre la commande et la facture peut s’avérer complexe (notamment lorsqu’il y a absence de données essentielles comme le numéro de commande)
Beaucoup d’entreprises ont encore recours aujourd’hui à un traitement manuel de la demande d’achat, ce qui présente de nombreuses difficultés. Pour commencer, il faudrait parler du caractère chronophage du traitement manuel des demandes d’achat, ne permettant pas aux différents acteurs de l’entreprise concernés de consacrer du temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Ensuite, il convient d’évoquer un certain nombre de risques d’erreurs et d’anomalies susceptibles de se produire – comme ce peut être le cas lors des saisies dans un fichier Excel, par exemple
D’où l’importance d’opter le plus rapidement possible pour une digitalisation du processus d’achat.