L’ approvisionnement
en P2P
En tant que responsable de service ou chef d’entreprise, vous connaissez certainement les nouveaux modèles numériques en vogue pour le traitement efficace du processus d’achat et de paiement. Le processus P2P ou Procure to Pay permet, entre autres, une résolution performante de la question de l’approvisionnement. Explications ci-dessous.
Qu’est-ce que l’approvisionnement en P2P ?
Le Procure to Pay ou P2P désigne l’architecture technique et informatique permettant de traiter l’ensemble du cycle de vie des achats, au service des relations entre les entreprises et leurs fournisseurs. Ici, l’approvisionnement peut et doit être considéré comme un jalon incontournable, entre la demande et le paiement. Vous l’aurez compris au travers du développement ci-dessus : l’approvisionnement est une étape essentielle dans le processus d’achat d’une entreprise de bout en bout.
Cette étape comme toutes les autres suppose un certain nombre de passages obligés comme la gestion des achats, les approbations, la conformité et les paiements aux fournisseurs. D’où l’intérêt, pour les responsables des comptes fournisseurs, de pousser au maximum l’automatisation de procédés et fonctionnalités, de manière à optimiser le temps de travail.
P2P : L’étape de l’approvisionnement en 3 points
Étape N°1
Une fois le formulaire de demande d’achat complété et envoyé, vient l’étape de la création du bon de commande.
Ce document servant à matérialiser l’acceptation du client est indispensable pour contrôler l’achat de produits et services auprès de fournisseurs externes. Le fournisseur s’engage ainsi à livrer la commande, et le client à la retirer.
Étape N°2
Cette phase de la relation client/fournisseur nécessite la création d’un document commercial de type bon de commande ou d’achat, transmis au fournisseur externe à l’entreprise. Une période de suivi et de réception des marchandises intervient par la suite, puis une évaluation de la conformité à la commande.
L’intérêt d’une gestion P2P pour l’entreprise est de pouvoir disposer d’une interface de gestion personnalisées, avec la possibilité d’accéder à un compte pour chaque fournisseur. Ce qui simplifie grandement les échanges, ainsi que la gestion des commandes.
Étape N°3
Le service d’achat est généralement chargé de mettre en relation le bon de réception avec le bon de commande, pour s’assurer que la commande a fait l’objet d’une livraison sans encombre.
Autrement, l’entreprise devra se tourner vers son fournisseur et effectuer une réclamation (y compris si les marchandises livrées sont endommagées ou si une marchandise manquante est constatée).
Avant même de passer à l’étape du paiement, d’autres vérifications et questionnements légitimes peut avoir
lieu (livraison de la bonne quantité, correspondance avec les spécifications demandées, etc..).
La nécessaire automatisation des tâches
L’automatisation des tâches dans l’entreprise se veut être un moyen rapide et efficace de gérer des processus souvent redondants. Ces derniers sont régulièrement responsables d’une immobilisation contraignante du temps et des ressources, et peut même entraîner des frais cachés qui ne sont pas toujours pris en compte. Grâce au P2P, la gestion des approvisionnement et des stocks au travers de la chaine logistique s’en trouve optimisée.
Les solutions et logiciels de gestion de stocks servent ainsi à visualiser l’ensemble des stocks et les niveaux de commandes, tout ceci en temps réel. D’un autre côté, le processus digitalisé automatise les principales étapes liées à la chaîne de l’approvisionnement : réception des matières premières, réception des factures, collecte des données ou encore gestion des comptes créditeurs et débiteurs.