Procure-to-Pay
Le site d’information officiel sur les processus d’achat P2P du cycle fournisseur.
Optimiser l’efficacité des processus
Améliorer la visibilité et le contrôle
Monter les équipes en compétences
Les 3 étapes clés du Procure to Pay
1. La demande d'achat
Recherche de produits, demande de devis, négociations fournisseurs, choix de la méthode de paiement etc.
2. L'approvisionnement
Envoi et réception du bon de commande, du bon de livraison, réception de la marchandise, pointage des produits réceptionné etc.
3. Le paiement
Réception, rapprochement et envoi de la facture, paiement et mise à jour du compte fournisseur etc.
Procure-to-Pay : Le process
Les principales étapes du procure to pay , en commençant par l’approvisionnement, comprennent d’abord un ordre de réquisition – essentiellement une demande interne d’achat qui lance le processus de commande au cours duquel un bon de commande est créé. Les étapes suivantes concernent la réception de la marchandise ; les documents courants créés au cours de cette phase comprennent un avis préalable d’expédition (APE) et une confirmation de commande. Enfin, il y a la partie paiement, qui comprend généralement la création d’une facture, l’organisation du paiement des fournisseurs et l’enregistrement de la transaction dans le système comptable.
Dans la pratique, la plupart des organisations ont de nombreuses étapes supplémentaires dans chaque phase majeure du processus « Procure to Pay« . L’approvisionnement peut exiger l’utilisation d’un catalogue de produits approuvé ou impliquer l’émission d’une demande de devis (RFQ ou Request for Quotation en Anglais). L’approbation de la direction est généralement requise aux points de décision clés, par exemple avant l’envoi d’une commande à un fournisseur ou avant l’approbation du paiement. Il existe souvent des processus d’inspection des marchandises reçues, de reconnaissance de leur acceptation et d’inscription à l’inventaire.
Les plateformes de Procure-to-Pay
Compte tenu de la complexité du processus d’approvisionnement et de paiement dans la plupart des entreprises, il n’est pas surprenant que certains fournisseurs de logiciels aient tenté de développer des solutions qui automatisent et intègrent chaque étape du Procure to Pay.
La plupart des fournisseurs de logiciels comptables (ou ERP) comme Sage, Microsoft, Oracle et SAP proposent des modules qui gèrent les principales phases du processus d’approvisionnement. Les suites ERP comportent généralement des modules d’approvisionnement et de gestion des commandes, ainsi que des fonctions d’inventaire, de gestion d’entrepôt et de logistique pour la phase intermédiaire du processus d’approvisionnement.
Les fournisseurs de logiciels d’e-sourcing et d’approvisionnement, tels que SAP Ariba et Coupa Software, disposent d’importantes fonctionnalités d’approvisionnement. Quelques acteurs de niche, parmi lesquels Basware, BirchStreet Systems, GEP, Jaggaer, Verian et Zycus, cherchent à automatiser l’ensemble du processus. L’un des principaux avantages des suites intégrées d’approvisionnement et de paiement est leur capacité à consolider les données, ce qui permet un processus appelé gestion des dépenses que les dirigeants peuvent utiliser pour mieux contrôler les dépenses.
Purchase-to-Pay :
Faites le lien avec votre logiciel comptable (ERP)
P2P : Fluidifiez vos échanges en
connectant votre ERP
Grâce à la dématérialisation des documents, il est de plus en plus courant de traiter majoritairement des fichiers numériques. Lors de la mise en place d’un process purchase-to-pay (ou Procure to Pay), il sera facile de réaliser des exports comptables vers votre solution professionnel afin de bénéficier d’une automatisation et d’une réduction des erreurs d’écritures.
Export comptable :
ne perdez plus de temps
Exportez directement votre dossier fournisseur (bons de commande, factures, bons de livraison etc.) au sein de votre logiciel de comptabilité (ou tout autre logiciel professionnel disposant de connecteurs). Cela permet de mettre fin aux doubles saisies et de limiter les erreurs humaines liées à une redondance de tâches à faible valeur ajoutée.