Le « Procure to Pay » est un processus de gestion des achats qui permet de rationaliser la manière dont les entreprises gèrent leurs fournisseurs et leurs achats. Il est important d’instaurer ce processus pour économiser du temps et de l’argent, tout en minimisant les risques liés aux achats et à la logistique. Ce guide explique comment mettre en place un système de Procure to Pay efficace dans votre entreprise.
Étape 1 : Mise en place des politiques existantes
La première étape pour instaurer le Procure to Pay en entreprise consiste à réviser et à actualiser les politiques existantes relatives aux achats, telles que celles concernant les contrats et la conformité des fournisseurs. Une fois que ces politiques sont bien définies, elles serviront de fondement aux procédures futures.
Étape 2 : Définition des processus d’approvisionnement
La seconde étape consiste à déterminer les procédures requises pour acheter des produits ou des services spécifiques. Cela comprend la sélection des meilleurs fournisseurs, l’établissement de contrats, l’envoi et le suivi des demandes et l’autorisation des paiements. Les responsables doivent s’assurer que ces procédures répondent aux exigences normatives nationales et internationales applicables.
Étape 3 : Mise en œuvre d’un système informatique
Pour effectuer correctement le processus d’achat au paiement, il est important que l’entreprise dispose d’un système informatique adéquat permettant une automatisation complète des tâches administratives liées aux achats et à la logistique. Les solutions logicielles comme un logiciel de GED modernes simplifient grandement ce travail en permettant au personnel concerné de visualiser facilement chaque transaction, afin qu’il puisse vérifier rapidement si le paiement est autorisé ou non. Elles peuvent également générer un rapport sur les commandes passées pour une analyse plus approfondie par la direction financière de l’entreprise afin qu’elle puisse prendre rapidement des décisions appropriées.
Étape 4 : Gestion efficiente des stocks
Le système Procure to Pay inclut également une gestion efficiente des stocks afin que chaque produit commandés soit livré à temps et en bonne condition. La solution logicielle choisie devrait être capable d’effectuer automatiquement une analyse précise du niveau actuel des stocks disponibles et recommander celle qui convient aux besoins individuels de l’entreprise fixés selon son budget et ses exigences spécifiques relatives aux livraisons. Cela permet non seulement une optimisation judicieuse du stockage des documents et marchandises mais offre également une protection supplémentaire contre la fraude car elle peut détecter immédiatement tout abus potentiel affectant directement les intérêts financiers de l’organisation globale concernée par les achats..
Étape 5: Suivi continu du process P2P
Une fois le système mis en œuvre, il est primordial qu’un suivi régulier soit effectuée sur son application afin d’assurer sa bonne utilisation par tous les collaborateurs concernés par ce service . Un plan d’audit annuel doit être mis en œuvre pour veiller non seulement au respect scrupuleux du cycle « procure-to-pay » mais aussi à la recherche constante d’évolutions légales (loi sur la facturation électronique obligatoire par exemple).
Le processus d’achat au paiement exige également une formation et un soutien appropriés pour aider le personnel à comprendre comment le système fonctionne exactement. Cela garantit que tous les employés utiliseront correctement et efficacement le système mis en place, ce qui réduira les erreurs et permettra à l’entreprise de bénéficier pleinement de ses avantages. Des procédures de contrôle internes doivent également être mises en place pour assurer que les règles et les politiques relatives aux achats sont suivies scrupuleusement. Cela comprend des contrôles réguliers des commandes effectuées par le personnel afin d’effectuer un audit complet des opérations et de protéger la société contre toute situation problématique.
Enfin, il est important de maintenir un dialogue constant entre le service concerné par l’approvisionnement et la direction financière afin d’assurer que tous les membres du personnel ont une compréhension claire des procédures nouvelles et existantes relatives aux achats, ce qui donnera à votre entreprise une plus grande transparence et une gestion plus rigoureuse des coûts associés au « Procure to Pay ».